LE DÉPARTEMENT DU MAINE-ET-LOIRE EN CHIFFRES : UN ACTEUR PUBLIC AU SERVICE DES CITOYENS

Situé dans l’ouest de la France, entre Tours et Nantes avec Angers comme capitale, le Département du Maine-et-Loire joue un rôle clé dans l’accompagnement des citoyens à travers ses différents services publics, notamment dans le domaine social. Avec des milliers de rendez-vous à gérer chaque année, il était essentiel de moderniser les processus pour améliorer l’efficacité des agents et offrir une expérience fluide aux usagers.

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Quelques chiffres clés :

• 1,8 million de rendez-vous gérés chaque année
• 820 000 habitants couverts
• Une administration de proximité avec de nombreuses antennes locales

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UN BESOIN D’OPTIMISATION DES RENDEZ-VOUS

La diversité des missions du Département implique une organisation rigoureuse des prises de rendez-vous, notamment pour :

• Les services sociaux qui doivent coordonner des milliers d’entretiens avec les bénéficiaires du RSA.
• Le service de médecine du travail qui planifie les vaccinations des agents et les suivis de santé.
• L’accompagnement des citoyens nécessite une gestion fluide des agendas et des ressources.

Jusqu’ici, la planification reposait sur des appels téléphoniques et des échanges d’e-mails, entraînant une surcharge administrative et un risque de rendez-vous non honorés. Il devenait indispensable d’adopter une solution digitale intuitive et connectée aux outils internes comme Outlook.

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UNE SOLUTION DÉPLOYÉE AVEC SUCCÈS GRÂCE À AGENDIZE VIA ORANGE BUSINESS

Face à ces enjeux, le Département du Maine-et-Loire a choisi Agendize, la solution de prise de rendez-vous en ligne, en partenariat avec Orange Business.

Les fonctionnalités clés déployées :

• Module de prise de rendez-vous en ligne : accessible 24/7 pour les citoyens, avec synchronisation des disponibilités des agents.
• Intégration avec Outlook : automatisation de la planification et réduction des risques de double réservation.
• Rappels automatiques par SMS et e-mail : réduction des rendez-vous non honorés et amélioration de la fluidité des services.
• Solution sécurisée et conforme RGPD, garantissant la protection des données des usagers.

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DES RÉSULTATS CONCRETS ET UNE AMÉLIORATION DE L’EFFICACITÉ

L’adoption d’Agendize a eu un impact significatif sur la gestion des rendez-vous au sein du Département du Maine-et-Loire :

• Gain de temps pour les agents, qui peuvent désormais se concentrer sur l’accompagnement des citoyens plutôt que sur l’organisation des rendez-vous.
• Réduction des absences aux rendez-vous grâce aux rappels automatiques.
• Amélioration de l’accessibilité pour les usagers, qui peuvent réserver un créneau en ligne à tout moment.
• Fluidification du service public avec une meilleure répartition des rendez-vous et une gestion optimisée des ressources.

« La solution Agendize a été très bien accueillie par nos équipes. Elle nous permet de gagner en efficacité et d’améliorer la communication avec les citoyens. Pour les usagers, elle simplifie la prise de rendez-vous et réduit les oublis grâce aux rappels automatiques. » – Christophe Lecomte, Directeur du SI, Département du Maine-et-Loire

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UNE TRANSFORMATION RÉUSSIE POUR UN SERVICE PUBLIC PLUS PERFORMANT

Grâce à l’accompagnement d’Orange Business et à la mise en place d’Agendize, le Département du Maine-et-Loire a réussi sa transition digitale en modernisant la gestion des rendez-vous, tout en améliorant la qualité de service pour les citoyens. Une belle réussite qui illustre la puissance des solutions numériques pour optimiser les services publics.

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